En artificiell intelligens som både övervakar och skapar samtidigt

Googles artificiella intelligens agerar som en super-spårare och medförfattare i ett. Den kan läsa dina filer, extrahera de viktigaste uppgifterna ur dem och på den grunden ta fram dokument, presentationer eller kalkylblad nästan från grunden.

För bara några månader sedan hjälpte assistenten Gemini främst med redigering av enskilda dokument eller generering av enkelt innehåll. I dag får den tillgång till data från hela Googles ekosystem och kopplar samman e-postmeddelanden, filer i molnlagring och kalkylblad till en sammanhängande och funktionell helhet. För både privatpersoner och företag innebär det en grundläggande förändring av hur arbetet med data går till.

Googles utvecklare rullar löpande ut nya funktioner, främst till prenumeranter på betalda abonnemang. Produktivitetsexperter betonar att detta är det största språnget inom automatisering av kontorsarbete sedan den tid då kalkylprogram lärde sig använda formler. Hela konceptet bygger på att artificiell intelligens får tydligt avgränsad åtkomst till utvalda källor, och användaren bestämmer alltid själv vilka mappar, e-postmeddelanden eller dokument assistenten får behandla.

Så här arbetar Gemini konkret med Gmail och Google Drive

På din uttryckliga begäran kan assistenten gå igenom filer i Google Drive och innehållet i e-postmeddelanden i Gmail. Därefter skapar den nya dokument, presentationer och kalkylblad eller kompletterar befintligt material. Det avgörande är att du alltid själv bestämmer vilka områden den artificiella intelligensen har tillgång till. Väljer du inte en viss mapp eller e-postkonto kommer assistenten inte att se den.

När Gemini genererar ett dokument visas anteckningar vid varje textdel som visar vilka filer det aktuella utdraget kommer från. Det fungerar på samma sätt som källhänvisningar i ett examensarbete. Denna transparens hjälper till att verifiera om den artificiella intelligensen korrekt har förstått sammanhanget och inte har förvrängt de ursprungliga uppgifterna.

För personer som arbetar med stora datamängder är det en praktisk tidsbesparing. I stället för att manuellt kopiera uppgifter från dussintals e-postmeddelanden till ett enda kalkylblad räcker det att skriva in ett kommando och låta assistenten samla och strukturera data överskådligt. Systemet ger också möjlighet att lägga till saknade uppgifter direkt från Google-sökning, vilket utökar möjligheterna ytterligare ett steg.

Vad Gemini nu kan i Google Sheets

De största förändringarna gäller kalkylbladsverktyget Sheets. Tidigare hjälpte assistenten med att skapa enkla kalkylblad, infoga formler eller justera formatering. Nu kan den generera ett komplett, fullt funktionellt kalkylblad med flera ark baserat på en enda begäran i vardagligt språk.

Ett exempel kan vara organisering av en flytt. Du skriver till Gemini att du planerar att flytta till en ny lägenhet, och assistenten förbereder ett utökat kalkylblad med flera flikar. Här hittar du packlistor, kontaktuppgifter till flyttfirmor och en överskådlig prislista hämtad från dina e-postmeddelanden. Dessa uppgifter drar den själv ut från relevanta meddelanden och filer sparade på ditt konto.

Forskare inom artificiell intelligens påpekar att förmågan att automatiskt kategorisera och sammanfatta stora datamängder markant förkortar den tid som behövs för att utarbeta rapporter. Funktionen kan vara särskilt användbar för säljare, marknadsföringsspecialister eller projektledare.

Skapar komplexa kalkylblad med flera flikar baserat på ett enda textkommando
Extraherar data från utvalda e-postmeddelanden och dokument och placerar dem i överskådliga tabeller
Utökar befintliga kalkylblad med ytterligare ark, översikter eller kontrollpaneler
Kompletterar data med hjälp av funktionen Fyll i med Gemini
Kategoriserar och sammanfattar stora informationsmängder genom att använda data från Google-sökning
Lägger automatiskt till kategorier, beskrivningar eller korta sammandrag för hundratals rader
Ger möjlighet att samla uppgifter från många filer på ett överskådligt ställe
Lägger till meningsfulla etiketter och taggar utan manuell kopiering

Nya möjligheter i Google Docs och anpassning av textens stil

I textredigeraren Docs hjälpte assistenten redan tidigare med att generera innehåll, men nu får den ett mycket bredare kontextunderlag. Den kan utarbeta ett textutkast baserat på filer sparade i ditt moln eller innehållet i e-postmeddelanden som du anger som källa.

Du kan till exempel be Gemini att göra ett nyhetsbrev till grannarna baserat på protokollet från senaste sammanträdet som du fick via e-post. Den artificiella intelligensen hittar detta dokument, extraherar huvudelementen, översätter dem till ett mer begripligt språk och strukturerar det hela som ett färdigt nyhetsbrev.

I Docs finns nu också ett nytt verktyg för att samordna stilen i ett helt dokument. Gemini kan anpassa dokumentet till din vanliga skrivstil — till exempel förenkla språket eller göra det mer formellt. Den kan också anpassa stilen till ett annat dokument som du anger som förebild, eller säkerställa en enhetlig ton i ett långt material där de enskilda avsnitten hittills har låtit olika.

Denna funktion är särskilt användbar i företag där flera personer arbetar på samma fil. I stället för att manuellt jämna ut hela texten räcker det att be Gemini redigera dokumentet så att det låter som om det är skrivet av en författare. Googles utvecklare betecknar denna förmåga som central för teamsamarbete.

Så här hjälper Gemini med presentationer i Google Slides

Presentationsverktyget Slides får också en djupare integration med assistenten. I närmaste framtid kommer Gemini att kunna skapa hela skelettet av en presentation — från val av bildlayout över enkla diagram till en sammanhängande berättelse, och allt detta baserat på en enda beskrivning.

Vissa funktioner fungerar redan. Du kan be om tillägg av en ny bild till en pågående presentation som matchar det använda temat, och den artificiella intelligensen hämtar nödvändiga data från dina filer, e-postmeddelanden och internet. På så sätt kan aktuella försäljningssiffror eller en projektsammanfattning kompletteras inom några minuter utan att gå igenom arkivet manuellt.

Gemini klarar också redigering av enskilda bilder. Användaren kan till exempel be assistenten att samordna färgerna på en viss bild med resten av presentationen, begränsa överflödiga visuella effekter som distraherar från innehållet, eller förenkla beskrivningarna i punkterna så att de passar bättre för ett live-framträdande.

Dessa mindre förbättringar förvandlar Slides till en halvautomatisk presentationsstudio där den artificiella intelligensen föreslår förändringar och människan beslutar vad som blir. Experter på företagskommunikation betraktar detta tillvägagångssätt som en balanserad kompromiss mellan automatisering och mänsklig kontroll.

Google Drive får en intelligent panel med filöversikt

Google introducerar en panel baserad på artificiell intelligens i molnlagringen Drive som hjälper till att snabbt förstå innehållet i sparade dokument. Överst i gränssnittet visas en sektion med en kompakt sammanfattning av de viktigaste uppgifterna — något som liknar en intelligent beskrivning av en mapp eller ett projekt.

Du kan ställa en komplex fråga om dina egna filer — till exempel vilka dokument du ska förbereda för revisorn inför självdeklarationen — och Gemini kommer att försöka hitta relevanta utdrag i dokument, kalkylblad eller presentationer. Därmed får Drive funktionen som en kunskapsassistent för hela ditt moln.

I stället för att manuellt öppna dussintals filer relaterade till ett ämne räcker det att ställa en fråga och ta emot en sammanfattning av det som verkligen betyder något. Utvecklarna understryker att denna förmåga kan spara timmar av arbete, särskilt för personer som administrerar stora projekt eller arkivmaterial.

Vem kan använda de nya funktionerna och vad ska man vara uppmärksam på

Gemini-utvidgningarna rullas ut gradvis, och Google börjar traditionellt med betalande användare. De nya funktionerna kommer prenumeranter på Google AI Ultra och Pro samt företagskunder som använder Google Workspace till godo som de första. Vanliga användare med gratiskonton måste vänta på att åtkomsten öppnas.

En så djup integration av artificiell intelligens med data från e-post och moln väcker alltid frågor om integriteten. Google försäkrar att Gemini uteslutande får tillgång till specifika källor baserat på användarens medvetna samtycke och visar varifrån de använda utdragen kommer. I praktiken är det en god idé att gå in i inställningarna och noggrant kontrollera vilka mappar och källor assistenten faktiskt får arbeta med.

För många kommer den primära fördelen med de nya funktionerna att vara tidsbesparingen. Typiska användningsscenarier inkluderar förberedelse av en årsrapport från många kalkylblad, sammanfattning av kontrakt från flera år i en tabell, skapande av ett säljanbud baserat på äldre presentationer eller utarbetande av ett instruktionspaket till en ny medarbetare med hjälp av befintliga material. Kom dock ihåg att artificiell intelligens ibland kopplar samman fakta felaktigt eller övertolkar dokumentens innehåll. Därför kräver allt genererat material fortfarande mänsklig korrekturläsning. Är du redo att byta ut rutinkopiering mot övervakning av artificiell intelligens?